5 consejos para mejorar la contabilidad de tu negocio

Cómo mejorar la contabilidad de una empresa

Te habrás dado cuenta de que uno de los mayores quebraderos de cabeza a los que has tenido que hacer frente, y más ahora desde que comenzó la pandemia por el Covid19, es a mantener un balance entre el crecimiento y las cuentas de tu empresa. Aunque desde que comenzó la crisis sanitaria muchas empresas se han visto obligadas a contar con un experto contable para que les asesore y gestione las cuentas y así poder centrarse en hacer crecer su negocio, existen numerosas pymes, autónomos y freelances que realizan este trabajo por su cuenta, teniendo que incluir en su día a día la labor de contable.

Para conseguir identificar los posibles problemas de solvencia con los que cuenta tu negocio es necesario llevar a cabo una serie de pasos si no quieres poner en riesgo su viabilidad. Por ello, en este artículo te ofrecemos 5 consejos básicos para conseguir sacar provecho de los recursos con los que cuentas y que quizás no conocías. 

Conoce la contabilidad de tu negocio

Un problema que suelen encontrarse los pequeños negocios a la hora de hacer frente a la contabilidad es la amplia red de factores que debe tener en cuenta para conseguir una estructura financiera sólida: financiación, tesorería, liquidez… Por este motivo, el primer consejo que vamos a ofrecerte es quizás el más básico si has decidido llevar por ti mismo/a este proceso: asiste a cursos de contabilidad. 

En la actualidad, donde se hace más necesario que nunca adquirir nuevos conocimientos para poder así aplicarlos a los negocios y aportar un valor añadido y diferencial, aprender sobre cómo funciona la contabilidad de una empresa en distintos niveles será muy esclarecedor si quieres involucrarte en ella. 

La tecnología, nuestra gran aliada

En estos momentos donde cada céntimo cuenta y las previsiones de los comercios para invertir en innovación son cada vez más complicadas, es necesario parar y pensar por un momento las ventajas que ofrece, en este caso, un software de gestión.

Es posible que la falta de tiempo y conocimientos sean los muros que te impidan ver cómo un software de estas características puede ayudarte a mejorar el tema financiero y prefieras invertir en externalizar este trabajo. Sin embargo, gracias a la rápida evolución que sufren estos programas, cada vez encontramos una mayor oferta, a un coste reducido ¡y muy importante! adaptado a cada tipo de negocio.

Uno de los consejos que dan los expertos para reducir costes innecesarios es precisamente lo que indicábamos en el punto anterior, conoce a fondo tu negocio y comprueba las necesidades que hay que cubrir para adoptar las medidas necesarias sin incurrir en gastos innecesarios. 

Mantén actualizado tu negocio

En caso de que no cuentes con un software de gestión (SaaS) que contabilice las entradas y salidas de dinero, los pagos realizados en proveedores, pagos de los servicios, etc., es posible que, por pequeña que sea tu empresa, con el tiempo se vayan perdiendo estos datos y sea casi imposible cuadrar la caja a final de mes. 

A este hecho se le conoce como “flujo de caja”, es decir, la entrada y salida de dinero en un período concreto que sirve para conocer la liquidez real con la que cuenta un negocio y su situación financiera para saber del dinero del que dispones para gastos, deudas o inversión. 

Por ello, el mejor consejo es el de indicar cualquier movimiento que se produzca en tu comercio, por insignificante que sea, y que esté bien clasificado dentro del plan de contabilidad, porque de esta forma te será más sencillo atribuir cada flujo a un determinado movimiento y, en caso de necesidad, poder respaldar cada uno de ellos y evitar posibles sanciones administrativas.

Aunque esto puede parecer muy tedioso si, por ejemplo, tu negocio se dedica a la restauración con una rotación alta de clientes que realizan pagos en diversos sistemas como tarjeta de crédito, pago por móvil, etc., y en diferentes divisas, en la actualidad existen softwares que permiten trabajar con un sistema de cobro integrado que ayuda en esta gestión. De esta forma mantendrás cada movimiento recogido y posteriormente te será más sencillo cuadrar los números.

Ignorantia juris non excusat

O lo que es lo mismo: “la ignorancia no exime del cumplimiento de la ley”. Ahora que se aproxima la fecha donde miles de empresas tendrán que realizar la declaración de la renta del 2020, es un buen momento para poner al día tus obligaciones como empresario. 

Como te contábamos en el párrafo anterior, es muy importante para cualquier tipo de empresa estar al tanto de la legislación vigente y de los cambios que se producen, porque cumplir con las obligaciones fiscales es esencial para evitar multas o sanciones administrativas. Por ello, es aconsejable conseguir un asesoramiento legislativo para ajustarse lo más posible a la normativa y evitar caer en retrasos que a la larga se conviertan en un quebradero de cabeza.

Revisa los resultados 

Una buena forma de controlar en qué situación se encuentra tu negocio es la de realizar una evaluación mensual. Al igual que hacemos a la hora de ver los extractos de nuestra cuenta bancaria a final de mes para controlar el gasto producido, se puede hacer también con la contabilidad de tu empresa. Qué ingresos has obtenido o cuáles son los gastos producidos son los datos básicos que tienes que comenzar a manejar para poder ir ajustando poco a poco la estrategia.

En la actualidad, la mayoría de los programas de gestión permiten acceder a informes detallados para comprobar los resultados y poder hacer comparativas entre períodos concretos para ver la evolución de tu negocio. 

Como puedes observar, llevar la contabilidad necesita de tiempo y conocimientos, pero no significa que, aunque externalices esta tarea, no puedas aportar algo para mejorarla y que tengas que despreocuparte. A mayor implicación, más control irás adquiriendo y mejores resultados conseguirás. 

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