Cuando eres tu propio/a jefe/a, se hace más necesario que nunca sentarte y reflexionar sobre cómo estás gestionando el tiempo que le dedicas a tu empresa y si es necesario realizar algún cambio al respecto.
La clave: la correcta organización. Tu negocio necesita la atención que se merece, sin que tenga que suponer sacrificar tu vida personal. Y por esto, en el siguiente artículo te daremos 5 consejos sobre cómo organizar tu tiempo en el trabajo cuando eres tu propio/a jefe/a.
¿Cómo organizar mi tiempo?
1. No te saltes nunca tu horario de trabajo
Aunque establecer un horario fijo de entrada y salida parece fácil, cumplirlo no lo es tanto, y menos cuando acabas de abrir tu propio negocio. Sin embargo, organizando bien tu tiempo vas a evitar dedicarle más tiempo del necesario para dedicárselo a otras actividades más beneficiosos para tu empresa como, por ejemplo, cursos online, networking, asistir a ferias del sector o webinars.
En la situación en la que estamos viviendo actualmente, en la que muchas empresas se han visto obligadas no solo a llevar la gestión de la tienda física, sino que también han comenzado a digitalizar su negocio para ofrecer sus productos y servicios a través de un ecommerce, las labores de control y gestión se multiplican por dos. Asumir correctamente ambos canales necesita más que nunca una planificación del tiempo que se le dedica a uno u otro para conseguir aumentar la productividad y continuar ofreciendo un excelente servicio.
El primer consejo que te damos es el de determinar el horario de entrada y salida, o si trabajas a través de ecommerce, el horario de conexión y desconexión. Esto te mantendrá motivado/a para ir asumiendo a través de un planning qué funciones requieren mayor o menor atención. Y muy importante, además, la conciliación con tu vida personal mejorará considerablemente.
2. Revisa y prioriza
¿Qué es lo primero que haces cuando llegas a tu puesto de trabajo? Según los expertos, es aconsejable revisar la lista de tareas y determinar el orden de prioridad para llevarlas a cabo.
Aunque a lo largo del día pueden surgir diversos imprevistos o tareas que no estaban planificadas, es muy importante dedicar esos primeros minutos del día a detallarlas en una agenda o en cualquier dispositivo para poder llevar un control y que no se te olvide ninguna. Así mismo, te permitirá priorizar cuáles son las más importantes y cuáles son las menos urgentes para desplazarlas y llevarlas a cabo a lo largo del día. Para ello, más abajo te detallamos algunas herramientas que puedes utilizar para conseguir ser más eficaz a la hora de centralizar la gestión de los clientes y del tiempo que dedicas a cada labor.
3. Busca aliados con partners de confianza
Como ya hemos indicado en anteriores artículos, los hábitos de los consumidores están cambiando a un ritmo acelerado y adaptarse a ellos cada vez es más complicado, y aún más si no cuentas con ningún partner de confianza.
¿Por qué es tan importante? Bien, imagina que has lanzado un ecommerce recientemente y tus previsiones han sido mejor de lo que esperabas. Comienzan a llegar numerosos pedidos y los envíos a los clientes comienzan a retrasarse porque ha ocurrido un error en la pasarela de pagos. En este caso, es muy importante contar con un partner de confianza que sepa solucionarlo y adaptarse a tu negocio, como UniversalPay, que, además, dependiendo de tus necesidades puede ofrecerte la tarifa más adecuada.
Y es que son muchas las ventajas que ofrece este tipo de alianzas, pero una de las más importantes es la que tratamos en este artículo: la correcta gestión del tiempo. Contar con el conocimiento y el apoyo de un partner además te ofrecerá seguridad en tu proyecto y te ayudará a diversificar los problemas que puedan ir surgiendo.
4. Un descanso por favor
Sabemos que cuando uno/a es su propio/a jefe/a, sin nadie que esté pendiente de tu trabajo, es complicado no distraerse. Por eso, es muy importante ser disciplinado/a y establecer períodos de descanso.
Tan importante es organizar el tiempo de trabajo como saber cuándo tomarse un descanso. Según los estudios, dependiendo del tipo de trabajo, un descanso aproximado de 10 o 15 minutos cada 2 horas mejora notablemente la productividad ya que te permite desconectar y no estar pensando en otros temas fuera del ámbito laboral.
5. Herramientas para organizar tu tiempo de trabajo
Una vez hayas interiorizado los 5 puntos clave para organizar tu tiempo, es hora de hacer uso de las herramientas y aplicaciones que puedes encontrar para que te ayuden en esta labor. A continuación, te especificamos algunas de ellas para que elijas cuáles son las que mejor se adaptan a tus necesidades y a las de tu negocio:
- Google Calendar: posiblemente una de las más conocidas a nivel mundial por la facilidad de uso y las posibilidades que ofrece, no solo para tu propia gestión, sino que también para todos los empleados de una empresa. Herramienta perfecta para apuntar reuniones y actividades importantes diferenciándolas por colores y pudiendo incluirse datos como el lugar, la hora, invitar a otros usuarios, añadir documentos, etc. Se puede utilizar a través de diferentes plataformas y dispositivos, por lo que allá donde vayas podrás gestionar tu tiempo.
- Trello: una de nuestras preferidas para organizar, no solo tu tiempo, sino el de otros empleados. Es una herramienta muy usada cuando se trabajan distintos proyectos por ser muy intuitiva y veloz. Una buena idea si necesitas asignarte tareas a ti mismo/a o a otras personas y revisar la consecución de estas.
- Keep: una herramienta de Google que te evitará tener toda la pantalla de tu ordenador de post-it con ideas, números de teléfonos de clientes o recordatorios. Es muy útil y fácil de usar, además te permite adjuntar a las notas archivos de audio, documentos, imágenes e incluso transcribir a texto palabras que se encuentren en las imágenes adjuntadas.
- RescueTime: esta aplicación te permite llevar un control sobre en qué gastas tu tiempo. Por así decirlo, se trata de un auditor que te ayudará a tomar decisiones sobre qué actividades llevas a cabo que no son rentables para tu negocio. Nos encontramos ante una herramienta muy interesante si trabajas con diversos clientes y necesitas llevar un control de las horas dedicadas a cada uno.
- 1-3-5 List: aplicación muy curiosa por el concepto sobre el que se creó. Si no sabes en qué consiste el sistema 1-3-5, nosotros te lo explicamos. El “1” o “big thing” se refiere a las tareas que son más importantes y las que tienen más prioridad. El “3” o “medium things” se refieren a las que tienen una menor obligación que las anteriores pero que son necesarias de llevar a cabo. Y por último el “5” o “small things” son aquellas que pueden esperar y se pueden dejar para otro día.
Ventajas de organizar el tiempo en el trabajo
Solo contamos con 24 horas al día y organizar el tiempo que dedicamos a cada tarea es la clave por las ventajas que aporta. ¿Cuántas veces has notado que has trabajado demasiadas horas, pero no has sido nada productivo/a? Las ventajas que aporta esta organización nos ayuda a:
- Mejora la productividad y la eficiencia ya que se consigue aumentar la concentración en la labor que se esté realizando sin estar pensando en lo que queda por hacer.
- Reduce el estrés una vez que se aprende a administrar el tiempo para cada actividad. Vas a ser capaz de controlar los tiempos de ejecución y encontrar nuevas formas de desarrollar tu labor para ser más eficiente.
- Mejora la capacidad de tomar decisiones y aumenta la confianza ya que verás cómo eres capaz de conseguir los objetivos establecidos y sentirte motivado/a para alcanzar nuevas metas.
- Evita la procrastinación al mejorar el control de las tareas que tienes que ejecutar sin necesidad de posponerlas y que se lleguen a acumular.
- Y, por último, pero no menos importante, mejora la calidad de vida. Sin duda es uno de los principales objetivos por los que la organización de tu tiempo de trabajo debe hacerse efectiva cuanto antes.
